קורא שאל: כמנהל כספים בקיבוץ אני מבקש לשאול: האם עלי לדרוש שחתימה שלי תהיה על כל העברה כספית מהקיבוץ? האם אני צריך להיות בתוך קבוצת החתימה הראשית, או השנייה?

כל הסיפורים גם בסלולרי: הורידו את האפליקציה החדשה של mynet

ויש תשובה: עסקנו יותר מפעם אחת בעבר בסוגיית "זכויות חתימה" באגודה שיתופית, אך אין ספק כי זוהי אחת הסוגיות המשמעותיות בניהול תקין של ענייני האגודה, ונתייחס כאן לזווית "הקבוצות" של "מורשי החתימה".

החוק אינו קובע מי יהיו מורשי החתימה באגודה שיתופית. תקנות האגודות השיתופיות - רשויות האגודה מורות: "בכפוף לתקנות האגודה, יסמיך הוועד לפחות שני אנשים שיהיו רשאים לחתום ביחד על כל מסמך בשם האגודה", ואף מוסיפות: "מסמך היוצר ערבות של האגודה יהיה בר תוקף רק אם הוא נושא את חתימותיהם של שני אנשים הרשאים לחתום בשמה". מכאן, שבאגודה שיתופית (בשונה מחברה בע"מ) נחוצות חתימות של שני מורשי חתימה לפחות.

כדי להשיב על השאלה מי צריכים שיהיו מורשי החתימה לעניינים מסוימים באגודה, יש לפנות אל כללי המנהל התקין בדבר בקרה נאותה על פעולות חשבונאיות ואחרות, ואל ניהול הסיכונים בכלל. העיקרון הכללי הוא כי חתימת מורשה החתימה אינה עניין "טכני" בלבד, אלא מהווה בקרה מובנית בתהליך בו האחד מבקר את פעילותו של האחר. זוהי דרך המונעת סיכון הטמון במקרה שבו מבוצעות שתי פעולות עוקבות בידי עובד אחד (למשל, הכנת הצ'ק וגם החתימה עליו).

כך, למשל, נכון שמנהל הכספים יהיה "שומר הסף" בארגון, והוא יהיה "החותם השני", הבודק ומבקר אם "החותם הראשון" - מנהל הקהילה למשל - שחתם על העברה כספית לצורך השקעה במבנה, עשה זאת מתוך תקציב ידוע וברור, וגם יוודא שהתזרים אכן מאפשר את פירעון ההתחייבות.

עו"ד עזרא מזרחי, העוסק בביקורת פנים בשורה של קיבוצים, אומר כי לרוב מוגדרות שתי קבוצות חותמים בכל אגודה. בקבוצה א' נמצאים, לרוב, חברי ההנהלה הפעילה (מזכיר, מנהל קהילה, מרכז משק, יו"ר) ובקבוצה ב' - מובילי המערכת הכספית (חשב, גזבר, מנהל כספים). בקרה נאותה מייצרת מצב בו רק חתימתם של שניים (אחד מכל קבוצה) תחייב את האגודה לכל דבר ועניין.

בפועל, מתקיימות גם "הרשאות חתימה", בהן גם חתימתם של שניים מבין חברי הקבוצה הראשונה תחייב את האגודה, אך יש להנחות כי יש לצמצם את התופעה לאותם מקרים בהן אין מדובר בפעולות כספיות או בהם אין "חותם זמין" מבין חברי הקבוצה השנייה, ולהעדיף מתכונת חתימה של אחד מקבוצה א' (חותם ראשון) ביחד עם חתימה של אחד מקבוצה ב' (חותם שני).

באשר לכפיפות בתוך המערכת הכספית, מציין עו"ד מזרחי כי לרוב קיימת הרשאת חתימה בידי איש כספים מרכזי בארגון (מנהל הכספים או חשב), אולם לא נכון יהיה כי למנהל חשבונות, או למי שמופקד על הנהלת החשבונות באופן ישיר - תינתן זכות חתימה, בשל הקרבה והנגיעה הישירה למערכות המידע, והשליטה על הקמת ספקים או עריכת הוראות תשלום (המחאות, מערכות סליקה בנקאיות, סליקה מהנייד, העברות בנקאיות וכדומה).

מתכונת זו, מוסיף עזרא מזרחי, תמנע גם קושי נוסף הנוגע לכך שמנהל הכספים הוא האחראי על מנהל החשבונות הראשי (הכפוף למעשה אליו), והחשש שהכפיפות הניהולית והמקצועית תוביל לניגוד עניינים ול"עצימת עיניים",
שעלולים להתרחש, אף ללא כל כוונה אלא דרך מקרה, במקרה שלשניהם קיימת זכות חתימה.

לעו"ד עזרא מזרחי יש הצעה מעניינת גם ל"סוגי הרשאות". לדבריו, בשנתיים האחרונות החל מהלך שהשתרש גם להרשאות החתימה באגודות (הנסמך על המלצות הביקורת בדבר "מדרג הרשאות דיפרנציאלי").

הכוונה ליצור קבוצות חתימה נוספות, שמאפשרות נוחות טכנית מבלי לפגוע בעקרון הביקורת, ובמסגרתן ניתנות הרשאות חתימה בפורמט הבא: חתימה של אחד מהמורשים בקבוצה א' בלבד (עמם לא נמנים מנהל הכספים או החשב) בצירוף חתימה של גורם מקבוצה ג' (גורמים מתוך הנהלת הכספים והחשבונות, כמו מנהל החשבונות) - תחייב את האגודה רק להעברות כספים בין חשבונותיה (לפי פירוט החשבונות המסוימים).

חתימה של אחד מהמורשים בקבוצה א' (חברי ההנהלה הפעילה), בצירוף חתימה של גורם מקבוצה ד' (הכוללת את מנהל מש"א, חשב שכר, השכרות) - תחייב את האגודה לעניין הסכמי שימוש, השכרה, הסכמי עבודה וכדומה. את העקרונות האלה, מציין עו"ד עזרא מזרחי, ניתן לשלב גם בתאגידים קיבוציים נוספים, תוך קיום בקרות בין המורשים בכל אחת מהקבוצות הללו.